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Pflicht zur Zeiterfassung

Sicher vorbereitet auf die Pflicht zur Zeiterfassung!

Wir geben Antworten zu den wichtigsten Fragen: gesetzliche Pflichten, rechtssichere Methoden zur Arbeitszeiterfassung, Datenschutz und technische Möglichkeiten.

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Arbeitszeiterfassung – gesetzliche Pflicht, Software und Datenschutz

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schafft für Unternehmen und Beschäftigte mehr Überblick über abgeleistete Zeiten.

Doch wie ist die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen realisierbar?

Wir geben Antworten zu den wichtigsten Fragen: gesetzliche Pflichten, rechtssichere Methoden zur Arbeitszeiterfassung, Datenschutz und technische Möglichkeiten.

Arbeitszeiterfassung – was ist damit gemeint?

Unter dem Begriff Arbeitszeiterfassung werden sämtliche Möglichkeiten zusammengefasst, die alltäglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden, d.h. die Zeitspanne, in der diese ihrer vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht nachkommen, zu dokumentieren. Unbezahlte Pausen und Ruhezeiten gehören damit nicht zur Arbeitszeit.

Aus betriebswirtschaftlicher Perspektive ist die Zeiterfassung dem Aufgabengebiet des Personalwesens zugehörig.

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die genaue Erfassung der effektiven Arbeitszeiten ermöglicht sowohl Arbeitgebern als auch Beschäftigten, Transparenz über die geleistete Arbeit zu erhalten.

  • Arbeitgeber erhalten Informationen über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhe und Pausenzeiten Ihrer Arbeitnehmer
  • Falls Pausenzeiten nicht eingehalten werden, wird der Arbeitgeber automatisch darauf hingewiesen, so dass er seine gesetzliche Fürsorgepflicht erfüllen und den Arbeitnehmer auf die künftige Einhaltung der Pausenzeiten hinweisen kann
  • Arbeitnehmer können unkompliziert sehen, ob Überstunden korrekt erfasst wurden und damit eine korrekte Gehaltsabrechnung erstellt wurde.

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Aktuelle Gesetzeslage - ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Mit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 hat die Diskussion um die Themen Arbeitnehmer: innen-Schutz und Arbeitszeiterfassung neue Dimensionen angenommen.

Arbeitszeitgesetz in Deutschland

Bis Mai 2019 hatten Unternehmen auf Basis des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland nur die Pflicht Überstunden zu dokumentieren, also jene Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht. Auch Sonn- und Feiertagsarbeit sollten laut Gesetz dokumentiert werden. In der Praxis ist es aber kaum umsetzbar, Überstunden zu dokumentieren, wenn die reguläre tägliche Arbeitszeit nicht miterfasst wird. Somit dient das heutige Arbeitszeitgesetz zumindest als Orientierungspunkt, regelt es doch wesentliche Aspekte zu Arbeitszeitgrundnormen wie:

  • Maximale Arbeitszeit pro Tag
  • Mindestdauer täglicher Ruhezeiten
  • Arbeit an Sonn- und Feiertagen

 

Das EuGH-Urteil in Kürze

Das EuGH-Urteil adressiert klar den Schutz der Arbeitnehmer: innen – mit einem Fokus auf deren psychische und physische Gesundheit. Mittels der erfassten Daten zur Arbeitszeit können Arbeitnehmer: innen potenzielle Pflichtversäumnisse des Arbeitgebers gegen Regelungen zur Arbeitszeit den Behörden sichtbar machen. Aber auch für den Arbeitgeber ergeben sich Vorteile, denn ein Arbeitszeiterfassungssystem ist unbestechlich und macht die täglichen Arbeits- und Ruhezeiten der Mitarbeiter: innen transparent. Der im Urteilsspruch festgeschriebene Grund ist, dass ohne Zeiterfassung nicht gewährleistet sei, dass vereinbarte Arbeitszeiten wirklich zuverlässig eingehalten werden.

Aktuelle Situation in Deutschland

Der deutsche Gesetzgeber ist angehalten, das EuGH-Urteil in nationales Recht zu transformieren. In diesem Zusammenhang sprechen Rechtsgutachter folgende konkrete Empfehlungen bezüglich der Umsetzung aus:

  • Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, die täglichen Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten, d.h. den Beginn, das Ende und die Dauer für jeden Tag, an dem eine Arbeitsleistung erbracht wird, aufzuzeichnen
  • Ob die Aufzeichnung digital oder analog erfolgt, bleibt dem Arbeitgeber überlassen
  • Zudem besteht die Möglichkeit, die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten auf die Arbeitnehmer: innen zu übertragen

Obwohl das Bundesarbeitsministerium noch an einem Gesetzesentwurf arbeitet, hat die Rechtsprechung bereits konkrete Umsetzungen eingefordert. Z.B. sah das Arbeitsgerichts Emden im Februar 2020 die Pflicht eines Arbeitgebers zur Installation eines objektiven Systems zur Erfassung der Arbeitszeiten als gegeben an.

Schlagkräftige Gründe, warum die Zeiterfassung wichtig wird:

Eine rechtliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits. Unternehmen sollten daher zeitnah handeln.

Arbeitszeiterfassung ist zum jetzigen Zeitpunkt Pflicht und kann eingeklagt werden!

  • Im September 2020 erlässt das Arbeitsgericht Emden ein Urteil, welches sich an der Rechtsprechung des EuGH ausgerichtet hatte. Danach wurden einer Arbeitnehmerin 20.000 EUR für geleistet Überstunden bezahlt. Dies zeigt, wie wichtig eine moderne und flexible Arbeitszeiterfassung ist.
  • Ein gegenwärtiger Entwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit laut dem Mobile Arbeit-Gesetz – MAG will Arbeitgeber in die Pflicht nehmen, Anfang, Ende und Dauer der effektiven Arbeitszeit bei regelmäßiger mobiler Arbeit oder Arbeit im Home-Office aufzuzeichnen.
  • In einem Urteil vom September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 im Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet ist die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter: innen zu erfassen.
  • Die Situation ist momentan sehr unübersichtlich, da dieses Urteil dem Gesetzgeber zuvorkam und somit die entscheidenden Rahmenbedingungen für das Gesetz noch unklar sind.

 

Bis der Gesetzgeber diese Regelung konkretisiert hat, wird empfohlen sich an den im EuGH Urteil festgestellten Bedingungen und Vorgaben zu orientieren. Dies heißt vor allem:

  • Arbeitszeiten müssen unproblematisch für Arbeitgeber  und Arbeitnehmer einsehbar sein
  • Beginn und Ende der Arbeitszeit muss abgebildet sein
  • Pausenzeiten müssen korrekt erfasst und nachvollziehbar dargestellt sein
  • Geleistete Überstunden müssen klar dargestellt sein

Arbeitszeiten müssen laut dem Gesetzgeber verlässlich erfasst werden. Mit vacos.time erfassen Sie Zeiten lückenlos, benutzerfreundlich und jederzeit zuverlässig.

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Zeiterfassung und Datenschutz

Wer sich für eine digitale Zeiterfassung entscheidet, muss sich natürlich auch an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten.

Hierbei ist grundsätzlich folgendes zu beachten:

  • Die Daten dürfen nur für berechtigte Personen zugänglich sein.
  • Die Daten müssen bei der Übertragung geschützt werden, um die Weitergabe und Manipulation durch unbefugte Personen zu verhindern.
  • Die Daten müssen vor Verlust geschützt werden.
  • Die Daten zur Arbeitszeit müssen von anderen Daten getrennt werden und dürfen nicht für andere Zwecke benutzt werden.